Vocês pediram alternativas ao HubSpot e uma forma de acompanhar o lead do primeiro contato até a adesão. Esta nota responde na ordem em que as perguntas mudam de peso: primeiro o que o funil de vocês precisa fazer, depois até onde o HubSpot Free vai, e só então o que cada opção gratuita do mercado entrega a mais ou a menos.
O pedido que chegou tem três camadas. A resposta honesta é que a terceira vale mais que as outras duas juntas, e é a única que nenhuma ferramenta resolve sozinha.
Aguenta hoje. Os limites da versão gratuita são conhecidos e existe um ponto exato onde eles apertam. Esse ponto está na seção 02.
Existe uma que entrega mais no plano gratuito para o caso específico de vocês, e ela é brasileira. Comparativo completo na seção 03.
Essa é a que muda o resultado. Enquanto o anúncio não souber quem virou beneficiário, ele continua otimizando para conversa e não para adesão.
Trocar de CRM é fácil. Trocar de CRM sem funil desenhado é trocar de gaveta.
O custo de uma migração não está na licença, está no histórico, no treino e no mês em que ninguém sabe onde registrarEsta é a régua que usamos para medir todas as ferramentas daqui em diante. Ela não sai de manual de software, sai da operação de vocês: dois tipos de comprador, contato entrando por WhatsApp, dado de saúde envolvido e mídia paga prestes a aumentar o volume.
Nenhuma ferramenta gratuita cumpre as oito com folga. A escolha certa é a que trava por último no item que mais dói.
Começar pelo que já está instalado é regra nossa. Vocês já têm portal ativo, formulário publicado no site e equipe acostumada com a tela. Isso é ativo, não é problema, e jogar fora custa caro.
Contatos, negócios, tarefas, formulários e caixa de entrada. Não é versão de teste com prazo, é plano gratuito permanente.
Formulário nativo do Meta cai no HubSpot em tempo real com a origem junto. É exatamente o item 1 e o item 4 da régua, já resolvidos.
A equipe sabe usar. Numa migração, esse é o custo invisível que aparece no primeiro mês e ninguém orçou.
Limites do plano gratuito do HubSpot vigentes em agosto de 2026. O teto de contatos vale para contas abertas a partir de setembro de 2024, e contas mais antigas mantiveram um teto muito maior. Qual é o caso do portal 46091940 se confirma dentro da conta em dois minutos, e essa checagem entra no primeiro dia de operação.
Toda a leitura que apresentamos aponta para separar pessoa física de plano empresarial, que é onde está a maior parte do mercado brasileiro. Dois compradores em um funil só significa uma taxa de conversão média que não descreve nenhum dos dois. O plano gratuito não permite o segundo funil.
Comercial, atendimento e quem acompanha o resultado já são três. Contornar isso com uma senha compartilhada apaga o dono de cada lead, que é justamente a informação que faz o acompanhamento funcionar.
O teto do HubSpot Free não é o preço. É o número dois: dois acessos e um funil.
Contatos e campos personalizados apertam depois, e apertam mais rápido conforme a mídia sobe| Cenário | O que destrava | Custo de lista | Observação |
|---|---|---|---|
| Seguir no gratuito | Nada muda | R$ 0 | Os tetos da tabela acima seguem valendo |
| Sales Hub Starter | Mais acessos, mais funis, mais campos | US$ 20 por usuário/mês | Cobrado em dólar. Há oferta promocional de entrada, e o preço cheio é o que vale a partir da renovação |
| Marketing Hub Starter | Devolução de conversão ao Meta pelo próprio HubSpot | US$ 20 por usuário/mês | É o plano necessário para os eventos de conversão sincronizados |
Preços de lista publicados pela HubSpot, cobrados em dólar e sujeitos a variação cambial. Com quatro acessos no Starter, a conta anual fica na ordem de grandeza de metade de um honorário mensal de gestão, todo mês, em moeda estrangeira. Esse é o número que precisa ser comparado com o ganho real, e não com zero.
Todas as linhas abaixo têm plano gratuito permanente, e não período de teste. A coluna que mais importa é a última: onde a ferramenta trava. Um plano gratuito sempre trava em algum lugar, e a decisão é escolher travar onde dói menos.
| Ferramenta | Acessos | Contatos | Funis | Onde trava | |
|---|---|---|---|---|---|
| HubSpot FreeO que vocês já usam | 2 | 1.000contas novas | 1 | Por integração externa | Acessos e funil único. Conversão de volta ao anúncio só no pago |
| RD Station CRM FreeBrasileiro, suporte em português | 4 | Sem teto | Sem teto | Extensão gratuita no WhatsApp Web | Automação e relatório avançado ficam no pago. Não tem integração nativa de WhatsApp, usa extensão |
| Bitrix24 FreeSuíte completa de gestão | Sem teto | Amplo | Sim | Canal nativo | Curva de aprendizado alta e 5 GB de arquivo. É muito software para o problema de vocês |
| Zoho CRM FreeEcossistema grande | 3 | 5.000 registros | 1 | Por integração paga | Sem automação de fluxo no gratuito, e funil único igual ao HubSpot |
| Agendor FreeBrasileiro, simples | 3 | Amplo | Sim | Caixa compartilhada, limitada no gratuito | Desenhado para venda consultiva de dupla comercial. Aperta quando o volume da mídia entra |
| CRM próprio hospedadoCódigo aberto, tipo Twenty ou EspoCRM | Sem teto | Sem teto | Sem teto | Precisa ser construído | Licença zero, mas exige servidor, manutenção e alguém responsável. O dado fica sob controle da cooperativa, que é a vantagem real |
Limites vigentes em agosto de 2026, conferidos nas páginas oficiais de preço de cada fornecedor. Plano gratuito muda sem aviso, e a checagem se refaz antes de qualquer migração.
Entre as gratuitas, a única que não trava em acesso nem em funil é a brasileira.
RD Station CRM Free: quatro pessoas, funis sem teto, contatos sem teto, tela em portuguêsA recomendação técnica é impopular e é a certa: nos primeiros trinta dias, a ferramenta não muda. O que muda é o funil dentro dela. Migrar antes de saber o volume real de lead é pagar o custo da troca duas vezes, porque a segunda troca vem quando o número aparecer.
Por quê: o time já sabe usar, o formulário já está publicado, o lead do Meta já entra sozinho e o custo é zero. Nos trinta primeiros dias o trabalho é desenhar os estágios, ligar a origem do lead e unificar a entrada do WhatsApp. Nada disso depende de trocar de ferramenta.
Por quê: é a única gratuita que resolve os dois tetos que apertam primeiro, acesso e funil, sem cobrar nada e sem sair do português. A migração é de contatos e negócios, e se faz por planilha numa janela curta.
Por quê: assinatura em dólar ou CRM hospedado por conta da cooperativa só se justificam depois que existir custo por beneficiário medido. Aí a conta deixa de ser preferência e vira matemática.
Ficam escritos agora para que a decisão não dependa de opinião depois. Qualquer um dos três, isolado, já justifica a troca.
Se a checagem da conta mostrar que o portal de vocês é anterior a setembro de 2024, o terceiro gatilho deixa de existir e sobram dois.
A conta que decide não é a do software. É quanto custa um beneficiário novo.
Enquanto esse número não existir, qualquer escolha de CRM é preferência de telaIsto abaixo é o que faz o acompanhamento existir, e vale igual no HubSpot, no RD Station ou em qualquer outro. Cada etapa tem uma definição de saída escrita, porque etapa sem critério de saída acumula lead parado e mente no relatório.
Lead perdido sem motivo registrado é informação jogada fora. A lista de motivos fica fechada, com cinco opções e nenhum campo livre, porque campo livre não vira relatório: preço, carência, rede credenciada, fechou com concorrente, sem resposta. Ao fim de noventa dias, essa lista é o que diz se o ponto a mexer está na oferta, na comunicação ou no tempo de atendimento.
Etapa sem critério de saída não é etapa. É uma gaveta com nome bonito.
É por isso que o desenho vem antes da ferramenta, e não depoisEsta é a resposta para a terceira pergunta do começo. Não adianta o funil estar organizado se o lead entra sem que ninguém saiba de onde ele veio. São nove campos, e eles cabem no limite de dez campos personalizados do plano gratuito, por pouco.
| Campo | Preenchido por | Para que serve |
|---|---|---|
| Origem | Automático | Separa anúncio, busca, indicação e orgânico |
| Campanha e anúncio | Automático | É o campo que diz qual peça traz beneficiário e qual só traz movimento |
| Canal de entrada | Automático | WhatsApp, formulário do site ou formulário do anúncio |
| Produto de interesse | Comercial | Especial, Premium, Kids ou Empresarial |
| Número de vidas | Comercial | Separa venda individual de venda de família e de empresa |
| Data de entrada | Automático | Base do tempo de resposta, que é a métrica que mais mexe na conversão |
| Data de fechamento | Automático | Mede o ciclo de venda de cada funil |
| Motivo de perda | Comercial | Lista fechada de cinco opções |
| Autorização de contato | Automático | Registro do aceite, exigência da seção 07 |
Com o estágio de beneficiário ativo devolvido ao Meta e ao Google, a plataforma para de perseguir quem conversa e passa a perseguir quem se parece com quem fechou. É a diferença entre volume de contato e volume de adesão, e ela aparece no custo antes de aparecer no gráfico.
Hoje existem números diferentes de WhatsApp circulando entre site, perfil e material. Nenhum CRM consegue montar o histórico de um lead que entrou por uma porta e voltou por outra. Unificar o número de entrada comercial é o primeiro passo, e é gratuito.
Este bloco não é detalhe de tecnologia, é assunto de diretoria. Dado de saúde tem tratamento próprio na LGPD, e uma operadora com registro na ANS está no centro dessa regra. A boa notícia é que a regra prática é simples.
A LGPD trata dado referente à saúde como pessoal sensível, com hipóteses de tratamento mais estreitas que as do dado comum e, em regra, consentimento destacado e específico.
Autorizar contato comercial por mensagem é um aceite próprio, distinto de qualquer outro. Por isso o campo de autorização de contato entra no funil como obrigatório, e não como observação.
É vedado à operadora usar dado de saúde para seleção de risco na contratação. Na prática isso vira regra de operação: no funil comercial não entra informação clínica, só contato e interesse comercial.
No funil de vendas entra contato e interesse. Dado clínico fica onde sempre esteve.
Essa separação resolve a maior parte do risco antes mesmo de discutir qual software usarÉ esse ponto que sustenta a única situação em que vale considerar um CRM hospedado pela própria cooperativa: quando a diretoria decide que o dado do beneficiário não sai de um servidor sob controle direto. Nesse caso a licença é gratuita e o custo muda de lugar, vai para servidor e manutenção. É uma decisão de governança, não de orçamento de marketing, e pode ser tomada mais adiante sem prejudicar nada do que está proposto aqui.
Leitura operacional, e não parecer jurídico. Qualquer política formal de tratamento de dados deve passar pelo jurídico da cooperativa.
A sequência abaixo cabe nos primeiros trinta dias e roda em paralelo à operação de mídia, sem parar nada do que já está no ar.
Entrar no portal 46091940 e verificar qual limite de contatos e de acessos vale para ele. Dois minutos, e essa checagem elimina ou confirma um dos três gatilhos de migração.
Definir um número comercial único para toda a mídia e corrigir o link de WhatsApp do site, que hoje está publicado com um dígito a mais e não abre.
Estágios, critérios de saída, campos obrigatórios e lista fechada de motivo de perda, construídos junto com o comercial e não entregues prontos por cima dele.
Pixel nas páginas, formulário do anúncio conectado ao CRM e campo de campanha preenchido sozinho em todo lead que entra.
Com volume real de lead, taxa por estágio e motivo de perda na mesa, a escolha da ferramenta deixa de ser opinião. Se um gatilho tiver batido, a migração acontece no mês seguinte com a rota já escrita.
Em trinta dias vocês vão saber quanto custa um beneficiário. Aí a escolha do CRM se faz sozinha.
Desenho do funil e ligação da origem estão no Plano Estação. Os dois primeiros passos fazem parte da fundação de qualquer um dos três planosDocumento complementar à apresentação e à proposta comercial da RecPro para a Uniodonto Garanhuns. Limites de plano gratuito e preços de lista conferidos em 26 de agosto de 2026 nas páginas oficiais dos fornecedores, e sujeitos a alteração sem aviso.