Vocês pediram alternativas e nós olhamos o mercado inteiro de opções gratuitas. A conclusão foi que a ferramenta que vocês já usam dá conta do acompanhamento do lead, e que o ganho de verdade está em um campo que hoje não existe: de qual anúncio, de qual link e de qual canal cada pessoa chegou. Este documento é o caminho para isso, em etapas.
O pedido foi por alternativas de CRM que permitissem acompanhar o lead do primeiro contato até virar beneficiário. A resposta cabe em três movimentos, e o primeiro deles é não mexer no que já funciona.
É boa, a equipe já está adaptada e os recursos gratuitos dão conta do acompanhamento e da qualificação do lead. Trocar agora custaria histórico e treino sem entregar nada em troca.
Conexão de leitura entre a nossa operação e o CRM de vocês, para que o relatório de tráfego deixe de contar cliques e passe a contar leads que viraram beneficiário.
De qual criativo, de qual link e de qual canal veio cada lead. É o campo que separa o anúncio que traz gente pronta para fechar do anúncio que só traz volume.
O CRM de vocês não está com problema de ferramenta. Está sem a coluna que diz de onde o lead veio.
É essa coluna que transforma relatório de campanha em decisão de verbaAntes de recomendar ficar, olhamos as opções gratuitas do mercado com a régua da operação de vocês. A tabela está mais abaixo e serve para mostrar que a pergunta foi levada a sério. A conclusão é que nenhuma delas paga o custo da troca neste momento.
A equipe sabe onde clica. Numa migração esse é o custo invisível: o primeiro mês em que ninguém sabe onde registrar, e o registro simplesmente não acontece.
Cadastro do lead com os dados, mudança de estágio conforme aquece e qualifica, até virar cliente. Isso o plano gratuito faz, e faz bem.
A campanha vai direto para o WhatsApp, então o lead nasce numa conversa e não dentro de um CRM, o que vale para qualquer ferramenta do mercado. O que se pede do CRM é guardar esse lead com um campo de origem próprio, movê-lo de estágio e deixar a nossa operação ler por fora. O plano gratuito faz as três coisas.
| Ferramenta | Acessos no gratuito | Funis | Leitura |
|---|---|---|---|
| HubSpot Freeo de vocês | 2 | 1 | Faz o que foi pedido, equipe treinada e lead do Meta entrando sozinho |
| RD Station CRM Freebrasileiro | 4 | sem teto | Melhor teto entre as gratuitas. Fica como plano B se a operação crescer |
| Bitrix24 Free | sem teto | sim | Suíte completa de gestão, curva de aprendizado alta para o ganho |
| Zoho CRM Free | 3 | 1 | Mesmo teto de funil, sem vantagem sobre o que já existe |
| Agendor Freebrasileiro | 3 | sim | Desenhado para dupla comercial, aperta com volume de mídia |
| CRM próprio hospedadocódigo aberto | sem teto | sem teto | Só se a diretoria quiser o dado em servidor próprio. Vira custo de manutenção |
Limites de plano gratuito vigentes em agosto de 2026, conferidos nas páginas oficiais de cada fornecedor.
A pergunta certa não é qual CRM é melhor. É o que está faltando dentro do que já existe.
E o que falta é a mesma coisa em qualquer uma das seis: a origem do leadHoje o nosso relatório enxerga até o clique e a conversa iniciada. Depois disso ele fica cego, porque o que acontece no atendimento e no fechamento mora no CRM. A conexão de leitura junta as duas metades no mesmo painel.
Não é login e não é senha compartilhada. Um administrador do portal gera uma chave de acesso marcada somente para leitura, e nos entrega. Ela não altera nada dentro do CRM, e vocês revogam quando quiserem, num clique.
O plano gratuito tem dois acessos. Se a RecPro entrasse como usuária, comeria metade da equipe. Com a chave de leitura, os dois acessos continuam inteiros para o time de vocês.
Vocês criam a chave, vocês revogam a chave, e ela só lê.
Leitura de um lado, decisão de verba do outro, sem ninguém digitando relatório à mãoNota técnica: a leitura roda uma vez por dia. O aviso em tempo real a cada mudança de estágio existe nos planos pagos do HubSpot, e para relatório semanal e mensal não faz diferença nenhuma. Os limites de uso da conexão no plano gratuito são muito maiores que o volume previsto para a operação.
Este é o único ajuste que pedimos dentro do CRM. Um campo a mais no cadastro do lead, preenchido sozinho na maior parte dos casos, dizendo qual anúncio, qual link ou qual canal trouxe aquela pessoa.
Sabemos quanto custou cada conversa e quantas conversas começaram. Depois disso, silêncio. Se três viraram beneficiário, não dá para dizer qual anúncio pagou por eles.
Doze do vídeo de ortodontia, quatro do link da bio, três da busca do Google e um do perfil no Meu Negócio. Dos três que fecharam, dois vieram do mesmo criativo. A verba do mês seguinte se decide sozinha.
A prioridade da operação é conversa direta no WhatsApp, sem formulário no meio, porque é o caminho mais curto entre ver o anúncio e falar com alguém. A consequência é que o lead nasce numa conversa, e conversa não vem etiquetada por padrão. É por isso que cada anúncio abre o WhatsApp com uma primeira mensagem própria: a etiqueta chega junto com o "oi".
| Canal | Como o carimbo acontece | Preenchimento |
|---|---|---|
| Anúncio no Meta com conversao principal da operação | Cada criativo abre o WhatsApp com uma primeira mensagem própria, do tipo "vim pelo anúncio de ortodontia". A conversa já nasce identificada | Automático |
| Link da bio do Instagram | Link exclusivo da bio, diferente do usado em qualquer outro lugar | Automático |
| Google Ads | Link próprio da campanha de busca, separado do tráfego que chega sem anúncio | Automático |
| Google Meu Negócio | Botão do perfil apontando para um link próprio, o que também mede quanto o perfil trabalha | Automático |
| Formulário do site | Já é do HubSpot. Passa a registrar de qual campanha a pessoa chegou antes de preencher | Automático |
| Indicação e telefone | Não tem como carimbar sozinho. Fica um campo de seleção rápida no cadastro | Um clique do comercial |
Nenhuma dessas cinco primeiras linhas depende de ferramenta paga. São links diferentes para lugares diferentes, montados por nós na entrada da operação. O trabalho do comercial não aumenta. Se mais para frente entrar campanha com formulário dentro do próprio anúncio, ela cai no HubSpot com a campanha junto e sem trabalho extra, mas essa não é a prioridade agora.
Saber que o lead está quente é bom. Saber qual anúncio produziu o lead quente é o que dá para repetir.
Volume não se otimiza. Origem se otimizaO HubSpot entrega as etapas em branco. O que faz o acompanhamento funcionar é cada etapa ter um critério escrito de saída, porque etapa sem critério acumula lead parado e mente no relatório. Este é o desenho que propomos, e ele é diferente para os dois tipos de venda.
Lead perdido sem motivo registrado é informação jogada fora. A lista fica fechada, com cinco opções e nenhum campo livre, porque campo livre não vira relatório: preço, carência, rede credenciada, fechou com concorrente, sem resposta. Cruzada com a coluna de origem, essa lista diz se o ponto a mexer está na oferta, na comunicação do anúncio ou no tempo de atendimento.
Etapa sem critério de saída não é etapa. É uma gaveta com nome bonito.
O desenho é entrega nossa e ele vale igual em qualquer ferramentaObservação sobre o plano gratuito: ele permite um funil de negócios. Enquanto a frente empresarial não for uma operação ativa de mídia, os dois desenhos convivem em um só com um campo separando pessoa física de empresa. Quando o empresarial virar frente própria, o segundo funil passa a valer a assinatura, e isso está na etapa 03.
Nada disso precisa acontecer de uma vez, e forçar tudo junto é o jeito mais rápido de nada ser usado. A primeira etapa não tem custo nenhum de ferramenta e já resolve o pedido que vocês trouxeram.
Funil desenhado com critério de saída, coluna de origem criada, links próprios por canal e criativo, e a conexão de leitura ligada entre a nossa operação e o CRM.
Custo de ferramenta: zero. O cadastro segue manual, feito pelo comercial como já é hoje.
Quando o atendimento humano estiver recebendo volume demais para dar conta de cadastrar tudo à mão, o WhatsApp passa a conversar com o CRM: todo contato novo vira lead cadastrado sozinho, com origem e horário.
Some o trabalho de digitar e acaba o lead que se perde porque ninguém teve tempo de registrar.
O plano pago do HubSpot destrava o segundo funil, mais acessos e automação de acompanhamento. Faz sentido quando a frente empresarial virar operação própria ou quando o time passar de duas pessoas.
Com a etapa 01 rodando, essa decisão deixa de ser preferência e vira conta: custo da assinatura contra custo por beneficiário.
A etapa 02 não se decide por vontade. Ela se decide quando cadastrar à mão vira gargalo.
E a etapa 01 é justamente o que produz o número que mostra a hora certaA etapa 02 envolve custo próprio de plataforma e de número, apresentado à parte no momento em que ela for pautada. É a mesma estrutura que a RecPro já opera em outras contas de saúde.
São nove, e a maior parte se preenche sozinha. Os três que dependem do comercial são exatamente os que ele já pergunta na conversa, então não há trabalho novo, há registro do que já é dito.
| Campo | Preenchido por | Para que serve |
|---|---|---|
| Origem: criativo, link ou canal | Automático | O campo novo. É ele que diz qual peça traz beneficiário e qual só traz volume |
| Canal de entrada | Automático | WhatsApp, formulário do site, formulário do anúncio, busca ou perfil |
| Data de entrada | Automático | Base do tempo de resposta, a métrica que mais mexe na conversão |
| Data de fechamento | Automático | Mede o ciclo de venda de cada tipo de cliente |
| Tipo: pessoa física ou empresa | Comercial | Separa as duas vendas enquanto o funil for único |
| Produto de interesse | Comercial | Especial, Premium, Kids ou Empresarial |
| Número de vidas | Comercial | Separa venda individual de família e de empresa |
| Motivo de perda | Comercial | Lista fechada de cinco opções, sem campo livre |
| Autorização de contato | Automático | Registro do aceite, exigência da seção 07 |
O plano gratuito permite dez campos personalizados, então os nove cabem com uma folga. É apertado de propósito: campo que ninguém preenche é campo que suja relatório.
Com o estágio de beneficiário ativo lido pela conexão e devolvido ao Meta e ao Google, a plataforma para de perseguir quem conversa e passa a perseguir quem se parece com quem fechou. É a diferença entre volume de contato e volume de adesão, e ela aparece no custo antes de aparecer no gráfico.
Este bloco não é detalhe de tecnologia, é assunto de diretoria. Dado de saúde tem tratamento próprio na LGPD, e uma operadora com registro na ANS está no centro dessa regra. A boa notícia é que a regra prática é simples.
A LGPD trata dado referente à saúde como pessoal sensível, com hipóteses de tratamento mais estreitas que as do dado comum e, em regra, consentimento destacado e específico.
Autorizar contato comercial por mensagem é um aceite próprio, distinto de qualquer outro. Por isso o campo de autorização entra na ficha como obrigatório, e não como observação.
É vedado à operadora usar dado de saúde para seleção de risco na contratação. Na prática vira regra de operação: no funil comercial não entra informação clínica, só contato e interesse comercial.
No funil de vendas entra contato e interesse. Dado clínico fica onde sempre esteve.
Essa separação resolve a maior parte do risco antes mesmo de discutir ferramentaLeitura operacional, e não parecer jurídico. Qualquer política formal de tratamento de dados deve passar pelo jurídico da cooperativa.
A etapa 01 inteira cabe nos primeiros trinta dias e roda em paralelo à operação de mídia, sem parar nada do que já está no ar.
Um administrador do portal gera a chave marcada somente para leitura e nos entrega. Leva alguns minutos e pode ser revogada a qualquer momento.
Definir um número comercial único para toda a mídia e corrigir o link de WhatsApp do site, que hoje está publicado com um dígito a mais e não abre.
Campo novo no cadastro, e um link próprio para cada criativo, para a bio, para a busca e para o perfil no Meu Negócio. Feito por nós.
Estágios, critérios de saída, campos obrigatórios e lista fechada de motivo de perda, construídos com quem atende e não entregues prontos por cima.
Custo por lead e por beneficiário, ranking de criativo por fechamento e motivo de perda por origem. É aí que a etapa 02 ganha ou não ganha justificativa.
Em trinta dias vocês vão saber qual anúncio produz beneficiário. Todo o resto se decide a partir daí.
Etapa 01 sem custo de ferramenta, etapa 02 quando o volume apertar, etapa 03 quando a conta justificarDocumento complementar à apresentação e à proposta comercial da RecPro para a Uniodonto Garanhuns. Limites de plano gratuito conferidos em 26 de agosto de 2026 nas páginas oficiais dos fornecedores, e sujeitos a alteração sem aviso.